1. Accueil
2. Chronique et Analyse
3. Bureau sans papier pour la « World Paper Free Day »

Bureau sans papier pour la « World Paper Free Day »

Le 6 novembre est une date spéciale. Evitez l'imprimante au bureau. Mais pourquoi ? C'est la «World Paper Free Day», (la journée mondiale sans papier),  une journée instaurée pour exhorter les firmes à abandonner le papier. Nous croulons sous le papier. Journaux et revues, papier toilette, etc.: plus de 40% du bois abattu à l'échelle mondiale est transformé en produits de papeterie. Pourtant les différentes tentatives de «bureau sans papier» ont été jusqu'ici des échecs, même si des solutions se dessinent à l'heure de l'informatique dans les nuages (Cloud Computing). Raison pour laquelle la «World Paper Free Day» a été instaurée et fixée au 6 novembre afin d'exhorter les entreprises à abandonner le papier.

La première question qui se pose en abordant un tel sujet est que pourquoi on tente de vivre sans papier ? Pourquoi a-t-on consacré une journée spéciale sans papier ?

Réponse : le papier est la 3e industrie la plus polluante pour l’air, l’eau et les sols. Produire une feuille de papier A4 consomme 5 litres d’eau. En outre, le papier qui pourrit émet du méthane, qui est 25 fois plus toxique que le CO2. Conséquence: la destruction de la faune et des forêts, ainsi que l'aggravation du réchauffement climatique. Constatons alors comment est le papier est si polluant pour l’environnement.

Revenons à notre journée sans papier (à ne pas confondre avec la journée des sans-papiers !), la World Paper Free Day, instaurée pour exhorter les entreprises à abandonner le papier. Notre optimiste semble réservé si on observe que les promoteurs de cette journée prêchent surtout pour leur propre paroisse dans la mesure où on y retrouve des géants du stockage de documents et de la GED (gestion électronique des documents)...

Le bureau sans papier n’est pas un concept moderne. Dès 1975, Business Week publiait un article qui le prévoyait. Quarante ans après, près d’un tiers (31%) des dirigeants d’entreprises selon une récente étude de l’AIIM (Association for Information and Image Management) admettent que leurs bureaux sont toujours «remplis» de documents papier.

L’Association qui étudie la présence du papier dans les lieux de travail révèle aujourd’hui que seulement 17% des employés travaillent, dans ce qui pourrait être décrit comme un environnement sans papier. Ils ne bénéficient donc pas de la productivité, de l’accessibilité et de la conformité que l’AIIM définit comme avantages liés au bureau sans papier. Cette révélation intervient à l’occasion de la journée mondiale sans papier (World Paper Free Day) du 6 novembre, où les entreprises sont encouragées à prendre le «pari du sans papier».

Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les entreprises ont du mal à éliminer le papier du lieu de travail: 56% des entreprises pensent qu’elles ont encore besoin de contrats, de bons de commandes signés en format papier et 40% pensent qu’il est indispensable de référencer et d’archiver des copies papier de leurs documents importants. La nouvelle étude menée par AIIM et soutenue par un certain nombre de leaders de l’industrie de la gestion de l’information, y compris Iron Mountain, révèle que les nombreuses entreprises (49%) ne veulent pas renoncer au papier en raison de la préférence des employés, d’un manque d’initiatives de gestion, ou de la faible connaissance des options numériques (39%).

Edward Hladky, PDG d’Iron Mountain France, explique: “ La meilleure approche à adopter serait donc celle du «moins de papier». Cette approche du « moins de papier » peut débuter par la numérisation des documents dont on a besoin très fréquemment. Afin d’économiser de l’espace, le stockage hors site est une option recommandée, si les documents originaux sur papier ne peuvent pas être détruits ou si vous ne voulez pas entièrement tout numériser. Vous pouvez aussi numériser vos archives qui sont hors site pour en disposer quand vous en avez besoin – ce qui permet d’économiser du temps et de l’espace – vos employés pourront alors travailler plus intelligemment et fournir un meilleur service à vos clients», poursuit Edward Hladky.

Pour adopter une démarche « moins de papier » : Proposer alors des cours et des outils d’apprentissage en ligne à vos employés, sur votre stratégie de gestion de l’information, pour qu’ils aient tous le même message et sachent comment faire.

Si l’entreprise n’a pas déjà pensé à la numérisation de ses documents papier, ça vaut la peine de réfléchir au flux d’information et définir ce qui pourrait être numérisé, comme les documents qui doivent toujours être disponibles ou très régulièrement. Une fois le document scanné, sa version papier pourra être détruite immédiatement ou plus tard, ou archivée selon des procédures de conservation sécurisées et pertinentes.

Une journée de nettoyage annuel peut largement contribuer à attirer l’attention sur le contrôle des documents papier et à établir la façon de les faire disparaître des bureaux. Avec des directives appropriées, les employés peuvent aider à déterminer quels sont les documents qui doivent être détruits ou transférés vers un entrepôt de stockage hors site sécurisé.

Comment réduire alors la consommation de papier ?

Il existe quelques astuces pour réduire la consommation de papier au sein d’une entreprise et nous pouvons les appliquer simplement dans notre monde arabe en général et en Egypte en particulier :

• Ne pas imprimer les emails systématiquement
• Privilégier la lecture des rapports sur ordinateur, notamment lors de l’étude d’un marché public
• Si l’impression d’un rapport est important pour le consulter, il convient de sélectionner les pages qui sont réellement utiles au format papier
• Utiliser une tablette informatique lors d’une réunion pour illustrer les propos
• Lors d’une présentation, ne pas imprimer le diaporama et privilégier l’envoi par email à chaque participant
• Digitaliser les ressources
• Communiquer les documentation par email, espace de stockage dématérialisé ou par clé USB
• Utiliser des formulaires électroniques pour effectuer des sondages
• Ne pas imprimer les plannings, privilégier la solution Organilog
• Dématérialiser les fiches d’interventions avec Organilog
• Envoyer la fiche de paie sans papier, si les salariés acceptent
• Limiter la consommation excessive de brochures commerciales qui ne seront pas toutes utilisées
• Envoyer des emails pour la communication interne, y compris pour le journal de l’entreprise
• Imprimer recto-verso
• Réduire la taille de caractère avant d’imprimer ou afficher 4 diaporamas par page lors de l’impression d’une présentation
• Bien utiliser la fonction d’aperçu avant impression pour éviter les erreurs qui nécessiteraient de ré-imprimer
• Recycler les papiers pour servir de brouillon à papier

Beaucoup d’entreprises de par le monde ont beau affirmer leur volonté de réduire leur consommation de papier, la majorité d’entre elles peinent encore à gérer les volumes croissants d’information qui leur parviennent dans divers formats. Pour la plupart, l’objectif ‘zéro papier’ semble irréaliste et hors de portée. Nous leur recommandons de se fixer un objectif plus raisonnable, à savoir de réduire au maximum leur utilisation de documents papier, en numérisant les documents les plus fréquemment consultés et en stockant leurs archives papier hors site. De telles pratiques leur feraient gagner du temps et libéreraient de l’espace. Plus aucune pile de papier n’encombrerait les bureaux et les employés retrouveraient plus facilement l’information recherchée. Résultat : ils en deviendraient plus productifs et les clients bénéficieraient d’une meilleure qualité de service.

 

Sources :

https://www.petiterepublique.com/

https://www.docaufutur.fr/

https://www.tdg.ch/

https://fr.organilog.com/